miercuri, iunie 15, 2016

Întocmirea, completarea, eliberarea şi arhivarea documentele şcolare


  
        ART. 25
  (1) Unităţile de învăţământ preuniversitar particulare autorizate comandă documentele şcolare numai prin intermediul inspectoratului şcolar în a cărui rază de activitate funcţionează.
  (2) Necesarul de documente şcolare se determină, sub directa coordonare a directorului unităţii beneficiare, în raport cu cifra de şcolarizare şi se înaintează inspectoratului şcolar.
  ART. 26
  (1) Registrul matricol se tipăreşte în format A3, pe filiere (teoretică/vocaţională/tehnic).
  (2) Registrul matricol, după completare, devine document şcolar cu regim special.
  (3) Înscrierea elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din actul de identitate, certificatul de naştere, cartea de identitate, certificatul de căsătorie, alte acte emise de organele competente, menţionându-se şi CNP-ul.
  (4) Atribuirea numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul şcolarizării, pe niveluri şi forme de învăţământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu modificările ulterioare, la nivel de unitate de învăţământ.
  (5) Pentru elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numărul matricol se atribuie în continuarea seriei anului respectiv.
  (6) Înscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale încheiate în catalogul clasei, la care se adaugă menţiuni cu privire la eventualele examene de diferenţă.
  (7) Anual, situaţia şcolară este certificată de secretarul unităţii de învăţământ şi este confirmată, după verificare, de directorul acesteia.
  (8) În mod obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să corespundă cu cel din registrul matricol, număr care se păstrează pe toată durata şcolarizării.
  (9) Pentru situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de pregătire la altul, de la o formă de organizare la alta şi de la o specializare la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau de la filiere diferite, se menţionează denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de diferenţă şi notele obţinute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
  (10) Pentru elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învăţământ, de la o filieră/profil/specializare la alta/altul, se specifică examenele de diferenţă şi rezultatele obţinute, menţionându-se media anuală calculată la unitatea de învăţământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.
  (11) Pentru absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ...."; în această situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
  (12) Pentru absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odată cu eliberarea actelor de studii se completează în caseta corespunzătoare din registrul matricol datele de identificare ale acestora, precum şi rezultatele examenului.
  (13) Atât în registrul matricol, cât şi în catalogul clasei se înscriu citeţ şi în întregime toate disciplinele înscrise în planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător fiecărei clase/fiecărui an de studii.
  (14) Registrul matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
  ART. 27
  (1) Catalogul clasei devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor.
  (2) Înscrierea elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din actul de identitate şi din registrul matricol, menţionându-se în mod explicit numărul matricol, volumul şi pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la începutul anului şcolar de către învăţător sau de către profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac de către învăţătorul sau dirigintele clasei, în baza documentelor existente la secretariatul unităţii de învăţământ.
  (3) Înscrierea disciplinelor în catalogul clasei se face de către învăţător sau de către profesorul diriginte, citeţ şi în întregime, în conformitate cu planul-cadru aferent filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător clasei respective şi în funcţie de disciplinele opţionale stabilite.
  (4) Pentru evaluarea semestrială, pentru înscrierea absenţelor, precum şi pentru încheierea mediilor semestriale şi anuale răspunde în mod direct titularul de disciplină. Este interzisă înscrierea datelor fără note. Dirigintele răspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
  (5) La sfârşitul anului şcolar se întocmeşte, pe ultima pagină a catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor şi a mediilor generale, semnat de învăţător/diriginte şi titularii de discipline şi vizat de directorul unităţii de învăţământ.
  (6) Notele/Mediile înscrise greşit în catalog se corectează prin tăiere cu o linie orizontală şi se înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roşie, se semnează de către titularul de disciplină şi de director, care aplică ştampila.
  (7) Scoaterea catalogului din unităţile de învăţământ este interzisă.
  (8) Catalogul clasei, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
  ART. 28
  (1) Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim special, după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaţiei din formular, conform metodologiei specifice fiecărui tip de examen.
  (2) Eventualele corecturi se fac cu cerneală roşie, se confirmă prin semnătura preşedintelui şi prin aplicarea ştampilei de examen, astfel încât să nu se acopere înscrisul din catalog.
  (3) După întocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor este verificat de toţi membrii comisiei care, după însuşirea conţinutului, semnează pe coperta formularului şi în locurile prevăzute expres în formular.
  (4) După completare, catalogul menţionat la alin. (1) se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar organizatoare/emitentă, cu termen de păstrare permanent.
  ART. 29
  Prevederile art. 28 se aplică în mod corespunzător în cazul cataloagelor pentru examenele de corigenţă şi de diferenţe, care au o rubricaţie specifică. Termenul de păstrare în arhiva unităţii de învăţământ cuprinde toată durata studiilor elevului.
  ART. 30
  Portofoliul educaţional al elevului reprezintă cartea de identitate educaţională a acestuia. Utilizarea lui debutează începând cu clasa pregătitoare şi se eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii şcolari începând cu clasa a II-a.
  ART. 31
  Suplimentul descriptiv se completează şi se eliberează în baza unei metodologii elaborate de către direcţia de specialitate din cadrul Ministerului Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice.
  ART. 32
  (1) Foaia matricolă se eliberează, obligatoriu, elevilor care au absolvit/finalizat un nivel de învăţământ, conform sistemului naţional de învăţământ aprobat prin lege.
  (2) Foaia matricolă se întocmeşte, pe baza înregistrărilor din registrul matricol, prin copierea exactă a datelor, fără rotunjiri.
  (3) Unităţile de învăţământ preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaţie de funcţionare provizorie eliberează foi matricole întocmite şi semnate de conducerea acestora, pe care se aplică ştampila proprie.
  (4) Eliberarea foilor matricole se consemnează în Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
  (5) Pentru absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ..."; în această situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele examene de diferenţe.
  (6) Foile matricole eliberate absolvenţilor învăţământului liceal prevăzuţi la alin. (5) vor conţine, în mod obligatoriu, durata studiilor şcolii absolvite anterior învăţământului liceal şi nivelul de calificare obţinut.
  ART. 33
  (1) Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanţilor pe bază de cerere, cu specificarea destinaţiei şi a termenului de valabilitate de 90 de zile, şi nu au caracter de regim special.
  (2) Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completează pe baza datelor din registrul matricol, se semnează de către directorul/directorul-adjunct şi de secretarul-şef/secretarul unităţii de învăţământ, se ştampilează, primesc număr şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire al corespondenţei din unitatea de învăţământ. În registru trebuie să apară în clar numele şi prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul, data şi persoana pe numele căreia se eliberează adeverinţa, numele în clar şi semnătura persoanei care a completat şi a eliberat documentul.
  (3) Prin adeverinţa de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai multe/mulţi semestre/ani de studiu, că a parcurs anumite materii şi se indică mediile obţinute.
  (4) Adeverinţa de studii se eliberează elevilor, părinţilor/reprezentanţilor legali, împuterniciţilor acestora sau la solicitarea scrisă a unor unităţi de învăţământ ori a altor persoane juridice, aprobată de directorul unităţii de învăţământ.
  (5) Pentru orice alte solicitări, conducerea unităţii de învăţământ va elibera o adeverinţă simplă.
  ART. 34
  (1) Până la eliberarea fiecărui act de studiu prevăzut la art. 1 alin. (2), la cerere, se eliberează absolvenţilor din învăţământul preuniversitar care au promovat un nivel de învăţământ/examen adeverinţa prevăzută la art. 2 alin. (1) lit. i).
  (2) Adeverinţele care atestă promovarea nivelului de învăţământ/examenului se înregistrează într-un registru de evidenţă special constituit cu această destinaţie la nivelul unităţii de învăţământ.
  (3) Adeverinţele primesc număr de înregistrare corespunzător celui din registrul de evidenţă special.
  (4) Adeverinţele se completează de către secretarul unităţii de învăţământ şi se semnează de acesta şi de directorul unităţii de învăţământ la care candidaţii au absolvit ultima clasă şi se ştampilează.
  (5) Fiecărui absolvent i se eliberează o singură adeverinţă în original.
  (6) Termenul de valabilitate a adeverinţei este până la eliberarea actului de studiu respectiv, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării acesteia.
  (7) Adeverinţele se completează astfel:
  a) datele din registrele matricole şi din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor;
  b) codul CIF şi adresa unităţii de învăţământ absolvite;
  c) numele şi toate prenumele titularului, precum şi toate iniţialele prenumelui tatălui se înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele, precum şi CNP-ul absolventului. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul în care tatăl este necunoscut;
  d) mediile obţinute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (şapte 89%).
  (8) Pentru absolvenţii ciclului superior al liceului care au promovat examenul naţional de bacalaureat în anul curent se eliberează adeverinţe care atestă promovarea examenului naţional de bacalaureat, conform precizărilor transmise de Ministerul Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice.
  (9) Adeverinţele se completează cu datele din catalogul electronic de către secretarul unităţii de învăţământ la care candidaţii au absolvit ultima clasă de liceu şi se semnează de către secretarii şi directorii unităţilor de învăţământ respective, se aplică ştampila unităţii de învăţământ la care candidatul a absolvit ultima clasă de liceu şi se avizează de inspectoratul şcolar judeţean/al municipiului Bucureşti. Candidaţilor care au susţinut examenul naţional de bacalaureat în sesiunea specială organizată pentru absolvenţii de liceu participanţi la loturile lărgite ce se pregătesc pentru olimpiade şi concursuri internaţionale, precum şi candidaţilor care au susţinut examenul naţional de bacalaureat în alt centru de examen decât candidaţii din unitatea de învăţământ absolvită, inclusiv celor care au susţinut bacalaureatul în alt judeţ, li se eliberează adeverinţe în aceleaşi condiţii.
  (10) Unităţile de învăţământ transmit adeverinţele inspectoratelor şcolare spre avizare.
  (11) Inspectoratele şcolare au obligaţia de a avea o evidenţă strictă a adeverinţelor avizate şi pot stabili proceduri privind gestionarea acestora.
  (12) Până la eliberarea actelor de studii corespunzătoare nivelului de învăţământ/examenului promovat înscrierea la un alt nivel de învăţământ a absolvenţilor se face pe baza acestor adeverinţe.
  ART. 35
  (1) Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unităţilor de învăţământ care gestionează acte de studii.
  (2) Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii cuprinde toate categoriile de acte de studii, dar se completează numai rubricile corespunzătoare actelor de studii care se eliberează absolvenţilor nivelului de educaţie corespunzător unităţii de învăţământ.
  (3) Înscrierea datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o activitate şi alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de acte.
  (4) În prima parte a registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii sunt înscrise formularele actelor de studii primite atât la nivel de inspectorat, cât şi la nivel de unitate de învăţământ.
  (5) Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii cuprinde şi o a doua parte, care se referă la evidenţa eliberării actelor de studii unităţilor de învăţământ sau absolvenţilor.
  (6) Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roşie, în rubrica imediat următoare sau în rubrică separată, dacă este posibil, dacă nu, pe acelaşi rând.
  (7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1 şi se continuă până la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârşitul registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii se face menţiunea poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele persoanelor care au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semnează de secretarul-şef/secretar şi se avizează de director.
  (8) Numerotarea seriei noi se face începând cu numărul 1 şi nu în continuare.
  (9) Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii, după completarea procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
  (10) Pentru actele de studii eliberate pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica "Menţiuni" din registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii se trec numele, prenumele, calitatea împuternicitului, datele de identitate şi se semnează de către acesta.
  ART. 36
  (1) În sistemul naţional de învăţământ documentele şcolare prevăzute la art. 2 alin. (1) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu diacritice, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educaţiei naţionale nr. 1/2011, cu modificările şi completările ulterioare.
  (2) Documentele şcolare se întocmesc numai pe formulare ale căror machetă şi conţinut sunt stabilite anual şi prezentate pe site-ul Ministerului Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice în timp util, pentru a fi cunoscute şi preluate de toate unităţile de învăţământ preuniversitar.
  (3) Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de învăţământ se operează la solicitarea scrisă a titularului, aprobată de directorul unităţii de învăţământ, pe baza actelor doveditoare, în toate documentele şcolare. Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie legalizată notarial, se arhivează, cu termen de păstrare permanent.
  (4) Completarea documentelor şcolare se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere sau de mână, cu cerneală neagră sau albastră, fără spaţii libere.
  (5) Eventualele modificări se fac cu tuş sau cu cerneală roşie, menţionând actul în temeiul căruia au fost efectuate.
  (6) Instrucţiunile de completare se tipăresc, parţial sau total, pe copertă.
  (7) Toate rubricile rămase libere se barează.
  (8) Este interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare, prescurtări şi/sau adăugări în documentele şcolare
  (9) Documentele şcolare se întocmesc cu respectarea prevederilor art. 26-35 şi se arhivează conform prezentului Regulament. După completare, toate documentele şcolare devin acte cu regim special.

Baza:  
Ordinul nr. 3.844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar
Trimiteți un comentariu